Seznam dejavnikov uspešne uvedbe IT projektov se praviloma začne s »podporo vodstva«. To je sicer res nujni in potrebni pogoj, ker brez nje, do projekta sploh ne pride, vendar so za uspešno izvedbo pomembnejši medsebojni odnosi srednjega menedžmenta. Če so ti ustrezni, je dovolj tudi samo formalna podpora vodstva. In ne pozabimo, tudi direktor informatike mora biti enakovreden menedžer. Za to pa je potrebno razumevanje vseh sodelujočih na projektu.
Odnos zaznamuje vse, kar počnemo. Določa naše poglede na svet in naše sodelovanje z drugimi ljudmi. Odnos osebe vedno vpliva na njeno delo, ne glede na nadarjenost, izkušnje ali okoliščine. Dobri odnosi podpirajo redno in odprto komunikacijo, naučijo ljudi poslušati druge in premišljevati o stališčih drugega. Odnos torej temelji na razumevanju. Razumevanje pa je možno vzpostaviti le s komunikacijo. Krog je sklenjen in pomeni, da je uspeh doseganja skupnih ciljev odvisen predvsem od naše zmožnosti za kakovostno komuniciranje. Sedaj nam bo toliko bolj jasno, zakaj je po ameriških raziskavah veščina komuniciranja prepoznana kot ena najbolj pomembnih lastnosti dobrih menedžerjev in hkrati tudi vodij projektov. Namreč po nekaterih analizah naj bi vodja projekta kar 60% do 80% svojega časa namenil prav komunikaciji.
Kdo je vodja IT projekta in kakšna znanja potrebuje
Odnosi se velikokrat vzpostavijo na podlagi izhodiščnega prepričanja, ki nato usodno določa razumevanje celotne situacije in pogojuje nadaljnje odnose v njej. Primer posplošenega in še vedno preveč zakoreninjenega prepričanja je, da je projekt, ki vključuje informacijsko tehnologijo, informacijski projekt. Tako izhodišče pomeni, da se odgovornost in vodenje projekta prepusti službi informatike, ki je običajno brez ustreznih pooblastil in tudi brez ustreznih širših poslovnih znanj. V projektu so zato v ospredju bolj informacijske kot poslovne komponente. To se pri izvedbi projekta vrne kot bumerang v obliki nemotiviranosti in pomanjkanju podpore poslovnih uporabnikov - menedžmenta. Projekt se zato vleče, njegove pridobitve so s strani menedžmenta praviloma prepoznane kot neustrezne in s tem največkrat slabo uporabljene.
Skrivnost učinkovite izvedbe projekta se skriva v spremembi izhodišča. Projektov se namreč lotevamo zaradi pričakovanih učinkov in rezultatov v poslovanju, kar pomeni, da gre za poslovni projekt. Če ga želimo uspešno izvesti, ga mora voditi tisti, ki je odgovoren za poslovne rezultate, to pa je menedžer. Problematično pri tem je dejstvo, da menedžerji velikokrat nimajo ustreznih znanj za vodenje in izvedbo projekta. Alternativa je sicer lahko direktor informatike, ki običajno ima znanja o vodenju projektov, a mora imeti hkrati tudi ustrezna poslovna znanja, ki obsegajo več kot le poznavanje poslovnih procesov. Vendar tudi znanje ni dovolj, informatik kot projektni vodja mora dobiti tudi ustrezna pooblastila. Te mu lahko začasno in za namen projekta preda samo menedžer, kar zahteva njegovo razumevanje, da informatik pravzaprav dela v njegovo in v korist podjetja. Šele tako razumevanje omogoča dobre odnose med njima in njuno stalno aktivno komunikacijo v korist pričakovanih rezultatov projekta.
Brez sinergija vseh sodelujočih menedžerjev ne gre
Še eno napačno prepričanje povzroča težave pri izvedbi IT projektov, namreč da modularnost IT rešitve pomeni tudi njeno modularno - zaporedno uvedbo. To običajno vodi do tega, da vsak oddelek obravnava rešitev ločeno in s svojega stališča, kar pomeni, da teži k njemu prilagojenemu delovanju te rešitve. To nato vodi do težav, ker IT rešitev ne pokriva povezljivosti procesov, sledijo nepotrebne večkratne dodelave, ki pomenijo višje stroške in podaljševanje časa projekta ter vprašljivo doseganje ciljev. Pravi pristop se skriva v medsebojnem razumevanju menedžerjev, ki vidijo gozd pred drevesi in zagovarjajo vpeljavo rešitve s poudarkom na integraciji in povezljivosti vseh modulov. To pa pomeni da so pri vseh ključnih in skupnih vprašanjih prisotne odgovorne osebe vseh področij, ki skupaj oblikujejo celovito rešitev. Njihove odnose naj torej vodijo skupni cilji in ne parcialni interesi posameznih služb. Informatika pri tem ni izjema, kar pomeni, da so tudi njeni cilji najprej in predvsem poslovni cilji. S tem bo dosegla tudi ustrezno razumevanje menedžmenta.
ARHIV ČLANKOV |
