Kako podjetja običajno pristopajo k izbiri informacijskih izvajalcev in produktov

Podjetja uporabljajo pri izbiri običajno enega od naslednjih pristopov:

1.) Standardni pristop: podjetja si priskrbi tri ponudbe in se na podlagi predstavitev odločijo za najbolj ugodnega ponudnika.

2.) Cenovni pristop: za proračun, ki ga je določilo vodstvo podjetja oz. si ga lahko podjetje »privosči«, skusa poiskati cenovno najbolj ustrezen produkt in izvajalca, ki bo zagotovil izvedbo v načrtovanem času, oziroma do roka, ko želi podjetje informacijsko resitev redno uporabljati.

3.) Pristop kvalitete: podjetja si vzamejo čas za iskanje najboljse resitve in najboljsega ponudnika. Natančno si vsaj dvakrat ogledajo vse primerne resitve, preverjajo reference in se odločijo za po njihovem prepričanju najbolj kvalitetnega ponudnika.

Katere so težave in kaksna tipična vprasanja pri vsakem izmed teh pristopov

Standardni pristop:

• smo res izbrali tri najbolj primerne ponudnike;
• katere so lastnosti najbolj ugodnega ponudnika;
• ali je v ponudbi izbranega ponudnika zajeto res vse kar potrebujemo;
• kaj pravzaprav sploh potrebujemo / ali je to kar izbiramo, zares tisto, kar potrebujemo;
• bo ponudnik sposoben izpeljati zadevo, kot je to potrebno;
• kaksne sposobnosti bi moral pravzaprav imeti ponudnik.

Končna ugotovitev na podlagi teh vprasanj je, da samo iz ponudb ne moremo izbrati najboljsega ponudnika

Cenovni pristop:

• smo morda zaradi cene izločili kvalitetnejse oz. primernejse ponudnike;
• kako zagotoviti, da je v ponudbi napisana cena res končna cena;
• kako smo lahko prepričani, da bo ponudnik speljal zadevo do postavljenega roka in v pričakovani kvaliteti.

Končna ugotovitev na podlagi teh vprasanj je, da smo zelo verjetno izločili kvalitetno najboljsega ponudnika, pri čemer nimamo zagotovljeno, da se bo izbrani cenovno ugodni ponudnik držal začetne ponudbene cene.

Pristop kvalitete:

• kako beležiti opažanja na predstavitvah in kako oceniti ponudnika;
• smo na podlagi nase (morda le subjektivne) ocene zares izbrali najboljsega ponudnika;
• ali lahko in koliko IT produkt lahko odstopa od nasih zahtev;
• ali smo kvalitetno definirali nase zahteve - kaj pravzaprav sploh zares potrebujemo;
• jim bo ponudnik kos - bomo na koncu dosegli predvidene cilje.

Končna ugotovitev je ta, da običajno traja postopek izbire dalj časa kot smo načrtovali, pri čemer na koncu nismo prepričani, ali bomo z izbranim ponudnikom pokrili vse svoje potrebe.

Kaksen naj bi bil torej pravilen pristop ?

Najprej se moramo zavedati, da v IT svetu za izbor izvajalca ni dovolj le pridobivanje ponudb in odločanje na podlagi vtisa ob predstavitvi. Omejitev proračuna je danes seveda realnost, vendar to ne pomeni, da moramo iti v skrajnost in iskati cenovno najbolj ugodnega ponudnika. Namreč slast ugodne cene je prav kmalu pozabljena ob neprimerni kvaliteti produkta ali ob težavah pri uvedbi informacijske resitve. Na izbiro informacijskih resitev se je torej potrebno primerno metodolosko pripraviti. Slepo iskanje in »predvajanje« predstavitev ponudnikov brez predhodne temeljite metodoloske priprave prinese ravno nasprotno od želenega. Pogosto nas namreč samo dodatno zbegajo in namesto pričakovane hitre izbire, prinesejo novo zamudo na že tako običajno prepozen začetek iskanja ustreznih resitev. Pravzaprav tako pride se do večjega zamika začetka prenove, kot če bi se posvetili temeljiti pripravi pred samim začetkom izbiranja. Zamuda nas pogosto na koncu pripelje tudi do tega, da se odločimo za nekoga bolj na silo.

Dobra priprava naj bi temeljila na dveh osnovah. Prva je povezana s celovitim in kvalitetnim prepoznavanjem nasih poslovnih potreb in na osnovi le-teh izdelanem zahtevniku. Drugo osnovo, ki mora biti časovno izvedena pred prvo, predstavlja vsaj enoletno spremljanju svetovnih informacijskih trendov na področju primernih resitev, vključno s spremljanjem ponudnikov in uvajalcev teh resitev

Svetujem vam torej naslednje: po celovitem postopku razpoznavanja potreb, katerega rezultat je natančen zahtevnik, in na podlagi predhodnega enoletnega spremljanja informacijskih resitev naredite sirsi izbor 3-5 ponudnikov, ki ga nato v timskem delu sistematično preko sistema kazalnikov ustreznosti ponudb zožite na dva najprimernejsa ponudnika. Kazalniki se nanasajo na področja, kot so npr.: skupni stroski ponudbe (nakup in vzdrževanje v 24 mesecih), varnost naložbe (finančno poslovanje ponudnikov zadnje tri leta), ponudnikove izkusnje v vasi panogi in razumevanje vasih poslovnih potreb, usposobljenost ponudnikovega osebja (strokovne in vodstvene), kulturno ujemanje ponudnikovega podjetja z vasim podjetjem (ki je zelo pomembno, a se skoraj vedno zanemari). Z dodatnim postopkom izbora s poudarkom na studiji svoje ustreznosti, ki ju izvedeta ponudnika, nato izberete tistega, ki se bo zavezal kvalitetno realizirati postavljene cilje iz zahtevnika v okviru dogovorjene ponudbene cene.

ARHIV ČLANKOV