| V središču analize donosnosti in preučevanja smotrnosti IT naložbe ne bi smeli biti predvsem stroški, temveč njene koristi. Tako bi morala podjetja pri sklepanju pogodb nameniti veliko več truda določevanju in zavarovanju koristi, namesto, da se osredotočajo predvsem na zniževanje pogodbene vrednosti in stroškov realizacije IT naložbe. Predvsem pa naložba v IT ni odgovornost informatikov.
Naložba v IT ni naložba v informatiko
Prav presenetljivo in nelogično je kako zlahka v podjetjih definirajo informatiko kot podporno službo poslovanju, a hkrati prepuščajo izračun smotrnosti naložb v informacijsko tehnologijo prav informatikom samim. Pravzaprav s tem taka podjetja, ne da bi se tega sploh tega zavedala, naredijo izvirni greh, ki ima posledice na izvedbo naložbe in pogoje njene povrnitve. Pa ne gre samo za to, da informatiki pogosto nimajo ustreznega poslovnega znanja za pravilen izračun kazalcev donosnosti naložb, kar je dodatna težava pri odobritvi teh naložb s strani poslovodstva, temveč se jim s tem pogosto prepusti tudi odgovornost za izvedbo naložbe. To je temeljni razlog zakaj IT naložbe običajno presežejo predvidena sredstva (višji stroški od načrtovanih), pri čemer ne dajo zadovoljivih poslovnih rezultatov (manjše koristi od želenih). Da se temu izognemo, je nujno potrebno, da vodilni v podjetju izračun donosnosti naložbe, odločitev o smotrnosti naložbe in odgovornost za njeno pokritje dodelijo poslovnim menedžerjem, hkrati pa poskrbijo tudi za ustrezno zavarovanje naložbe. Da tako je, tudi naložba v IT mora biti, kot vsaka druga naložba, predvsem poslovna naložba.
Znižati stroške (TCO) ali dvigniti koristi (poslovno uspešnost)
Še nedavno tega je bila osrednja tema na področju informatike prav zniževanje stroškov. Vendar trend se je v svetu že obrnil, v informatiko se zopet vlaga več, a z jasno načrtovanimi koristmi. K temu je pripomoglo spoznanje, da nižji stroški dostikrat prinesejo tudi neprimerno kvaliteto. Če podjetje želi, da mu informacijska podpora prinaša konkurenčno prednost, potem je potrebno predvsem dvigniti koristi, ki jih informatika prinaša poslovanju. Pri naložbi v IT, bolje rečeno pri naložbi v informacijsko podporo poslovanja, se je zato najprej potrebno posvetiti dobro definiranim poslovnim koristim, nato pa določiti še sprejemljive stroške za njihovo pridobitev, hkrati pa se zavarovati pred tveganji povečanja tako načrtovanih stroškov. Dobro definirane poslovne koristi so odgovornost menedžerjev poslovnega področja, na katerega se nanaša naložba v poslovno informacijsko rešitev, zato morajo biti vključeni v projekt izvedbe naložbe že v njenem samem začetku. Prav natančno definirane poslovne koristi in pričakovani poslovni učinki, dajejo namreč najboljšo osnovo za pravilno izbiro informacijske rešitve in izvajalca. Zavarovanje tveganja povečanja načrtovanih stroškov si podjetje zagotovi s pomočjo ustrezne projektne metodologije uvedbe in z merjenjem napredka projekta glede na že pridobljene predvidene koristi, čemur prilagodi dinamiko plačil izvajalcem. Tudi izvajalci bi namreč morali sodelovati v postopku analize donosnosti naložbe in nositi del tveganj.
Naložbe v IT in sistem uravnoteženih kazalnikov
Le malokateri IT izvajalec bi bil npr. pripravljen v pogodbo o prodaji svoje rešitve zapisati poslovni cilj dvig prihodkov kupca za 10% odstotkov, praktično nihče pa ne bi bil pripravljen vezati plačila na realizacijo tega cilja. Po drugi strani je za kupca izračunavanje ROI IT naložb zelo zahtevna naloga, saj so rezultati teh naložb dostikrat težko ali celo nemerljivi, zaradi česar se tak izračun običajno ne izvede. Rešitev za oboje je lahko povezava IT naložbe z uravnoteženim sistemom kazalnikov (Balanced Scorecard-i), ki vsebujejo tudi merila za merjenje učinkov. Tako naš poslovni cilj 10% dvig prihodkov dobi razlago na kakšen način in kje v poslovanju podjetja – pri katerih kazalnikih bo informacijska rešitev pripomogla k realizaciji tega cilja. Ne gre torej za garancijo, da bo nameščena IT rešitev sama po sebi prinesla 10% dvig prihodkov, temveč za določitev, kateri kazalci bodo privedli do tega in kako ter koliko bo k temu pripomogla informacijska rešitev; v našem primeru npr. s hitrejšo obdelavo naročil, z boljšim izkoristkom proizvodnih kapacitet, s pridobivanjem novih kupcev, z rastjo prodaje pri obstoječih kupcih na podlagi boljše informiranosti prodajnega osebja, ipd.
Ker BSC ne pomeni le sistema za merjenje, temveč je tudi menedžerski sistem za izvajanje strategije, s povezovanjem IT naložbe in sistemom uravnoteženih kazalnikov pravzaprav zagotovimo usklajenost informatike s poslovno strategijo, kar je prvi pogoj za smotrnost naložbe v IT.
ARHIV ČLANKOV |
